Vitenarkiv
Helseforetakene skal bruke Nasjonalt vitenarkiv til å arkivere vitenskapelige artikler utført av registrerte forfattere. NVA kan også brukes til arkivering av andre filer knyttet til forskning, forskningsformidling og utviklingsarbeid.
Opplasting og tilgjengeliggjøring av artikler i Nasjonalt vitenarkiv
Forfattere, som har en bruker i Nasjonalt vitenarkiv (NVA) som er tilknyttet et helseforetak eller en annen norsk institusjon, kan selv laste opp en artikkel som er publisert i et OA-tidsskrift som en fil i NVA. Tilsvarende gjelder for artikler som er åpent tilgjengelig via en publiser-og-les-avtale eller er frikjøpt av forfatterne selv. En filkurator ved helseforetaket vil deretter godkjenne filen for «publisering» i NVA slik at filen/artikkelen blir åpent tilgjengelig for alle som finner artikkelen via NVA. Det er nok at en av forfatterne/institusjonene gjør dette i NVA, vanligvis korresponderende forfatter hvis denne er knyttet til en norsk institusjon. Ved korresponderende forfatter i utlandet se informasjon om dette lenger ned i artikkelen.
Hvis forfatterne ikke har beholdt rettighetene til den endelige versjonen av artikkelen (VoR – Version of Record), skal den siste versjonen av manuset (AAM – Author Accepted Manuscript) lastes opp og publiseres – også kalt grønn åpen tilgang. En slik publisering via NVA forutsetter at rettighetene til dette er avklart med tidsskriftet på forhånd for den spesifikke artikkelen eller via en institusjonell rettighetsstrategi.
Sikring av rettighetene til åpen tilgang – rettighetsstrategi
En rekke institusjoner i UH-sektoren, deriblant UiO, har en såkalt institusjonell rettighetsstrategi. Det betyr at institusjonen har påtatt seg oppgaven med å informere tidsskriftene om at institusjonen forbeholder seg retten til å legge ut en versjon av forskningsartikler o.l. i et åpent tilgjengelig arkiv, uansett hva tidsskriftet i utgangspunktet skriver om rettigheter og tidsbegrensninger (embargo) på sine nettsider eller i ulike portaler for innlevering av manuskripter. Institusjonen tar da også på seg det ansvaret for å håndtere eventuelle konflikter juridisk og økonomisk.
En del helseforetak, deriblant OUS, har ikke en slik institusjonell rettighetsstrategi, men legger i stedet opp til at forfatterne i hvert enkelt tilfelle skal beholde rettighetene til godkjent manuskript (AAM) og at helseforetaket har en ikke-eksklusiv rett til å legge dette i et åpent vitenarkiv som NVA. For OUS vises her til bestemmelsene om åndsverk i retningslinjen Kommersiell utnyttelse av innovasjoner.
Korresponderende forfattere i helseforetakene som samtidig adresserer med UiO eller en annen institusjon som har en institusjonell rettighetsstrategi, kan forholde seg til denne og behøver ikke gjøre annet enn å laste opp artikkelen. (UiOs rettighetsstrategi: Institusjonell rettighetspolitikk: behold rettighetene til akseptert versjon - Universitetsbiblioteket).
Sikring av rettighetene ved innlevering av manus
Når det ikke er et OA-tidsskrift, tidsskrift med publiser-og-les-avtale eller er en individuell avtale om frikjøp må rettighetene til åpen publisering av manus baseres på erklæringer eller avtaler knyttet til hver enkelt innlevering av manus. Det er da følgende alternativer:
- Avkryssing for åpen tilgang til Authors Accepted Manuscript med henvisning til finansieringskilden eller institusjonens policy, dersom dette er et valg i tidsskriftets portal.
- Sikring av rettigheten til åpen tilgang ved å vise til Forskningsrådets vilkår ved innlevering av manus:
“This research was funded, in whole or in part, by [Norwegian Research Council, Grant #]. A CC BY or equivalent licence is applied to [the AAM/ the VoR] arising from this submission, in accordance with the grant’s open access conditions’’.
Tilsvarende kan være aktuelt for EU-prosjekter og andre med krav om åpen tilgang. - Sikring av rettigheten til åpen tilgang ved å legge ved en tilleggsavtale/erklæring som sikrer at AAM kan arkiveres i Nasjonalt vitenarkiv og eventuelt kopieres for ikke-kommersielle formål.
Hvis et tidsskrift aktivt motsetter seg bruk av slike erklæringer eller tilleggsavtaler må korresponderende forfatter/prosjektleder ta kontakt med Forskningsrådet eller andre som har krav om åpen tilgang i kontrakten og/eller sende melding til NVA-administrator@ous-hf.no (eventuelt tilsvarende ved andre helseforetak).
Open policy finder er et hjelpemiddel for å finne ut hvilke embargotider som gjelder for ulike forlag og tidsskrifter.
Bruk av tilleggsavtale for OUS og valg av lisens for deling
Mal for tilleggsavtale finnes her: Addendum Copyright OUS (Word-fil).
Malen legger opp til at det kun er ikke-kommersielle bruk som er tillatt, og det vil da gi følgende lisens:
- CC BY-NC - Det originale verket, og eventuelle bearbeidelser kan ikke brukes kommersielt.
Det er også andre varianter av lisenser som eventuelt kan benyttes, men det må da skje innenfor de rammene som avtalene med finansieringskilde eller tidsskriftet setter. Fullstendig oversikt og forklaring av lisensene finnes her: CC-lisenser - Universitetsbiblioteket
Opplasting av filer og rettighetsavklaring via Nasjonalt vitenarkiv (NVA)
Opplasting av filer og valg av lisens er beskrevet her (side 9 og utover): Registrere resultat i NVA
Åpne filer vil nå være klar for publisering (offentliggjøring) i NVA, men hvis institusjonen (f.eks. OUS) har valgt at dette ikke skal skje før en kurator har godkjent dette vil det ikke dette automatisk skje. De som har rollen som filkuratorer vil få dette opp som en oppgave i NVA. Merk at NVA ikke sender varslinger om oppgaver og saksgang. Hvis noe virker å ha stoppet opp kan det derfor være lurt å finne ut hvem som er filkurator og kontakte vedkommende på mail direkte. Hvem som er kuratorer, kommer frem ved å trykke på institusjons-ikonet (tempelet) i toppmenyen og deretter på Kuratorer i venstremenyen.
Hva du bør gjøre når du ikke er korresponderende forfatter
Det følger av de overordnede målsettingene om arkivering i Nasjonalt vitenarkiv (NVA) og åpen tilgang at OUS-forfattere skal bidra til dette så langt det er mulig, uavhengig av forfatterposisjon eller rolle i prosjektet:
- Ved publisering i OA-tidsskrift er åpen tilgang sikret. Hvis det er diskusjoner om det skal betales for frikjøp av artikkelen fra andre tidsskrifter bør OUS-forfatter argumentere for at det i stedet velges en løsning som sikrer arkivering og åpen tilgang for Author Accepted Manuscript.
- Hvis det ikke er OA-tidsskrift eller frikjøp bør OUS-forfatter be korresponderende forfatter benytte avkryssing for åpen tilgang til Authors Accepted Manuscript med henvisning til finansieringskilden eller institusjonens policy, dersom dette er et valg i tidsskriftets portal.
- Hvis artikkelen er en vesentlig del av et prosjekt som har finansiering fra Forskningsrådet (eller EUs forskningsprogrammer) må OUS-forfatter be om at følgende formulering tas inn ved innlevering av manus:
“This research was funded, in whole or in part, by [Norwegian Research Council, Grant #]. A CC BY or equivalent licence is applied to [the AAM/ the VoR] arising from this submission, in accordance with the grant’s open access conditions’’.
Hvis korresponderende forfatter ikke vil gjøre dette må Forskningsrådet få beskjed om dette. - Hvis korresponderende forfatter er knyttet til UiO eller en annen norsk institusjon med tilsvarende rettighetsstrategi kan det overlates det til denne institusjonen å sørge for arkivering og åpen tilgang via Nasjonalt vitenarkiv.
- Hvis korresponderende forfatter er knyttet til en utenlandsk institusjon som har en rettighetsstrategi eller bruker en tilleggsavtale som hjemler åpen tilgang benyttes dette som grunnlag for arkivering og åpen tilgang via Nasjonalt vitenarkiv så langt det er mulig.
- Hvis ingen av alternativene over er aktuelle bør OUS-forfatter oppfordre korresponderende forfatter til å bruke OUS’ tilleggsavtale på vegne av alle forfatterne.
Hvis korresponderende forfatter ikke vil gjøre dette, kan forfatter ta dette til etterretning, men kopi av relevant «avslag»/korrespondanse bør lastet opp som en fil i NVA for å unngå unødvendige oppfølgingsspørsmål fra OUS eller andre.
Arkivering av forskningsdata og andre typer rapporter og filer
NVA kan og bør også brukes til å arkivere anonymiserte forskningsdata som er knyttet til en vitenskapelig artikkel. Det er også mulig må arkivere interne filer som er relevante for å dokumentere publiseringsprosessen.
NVA kan også brukes som kanal for å publisere forskningsrapporter og lignende som ikke skal publiseres i et tidsskrift, men som likevel bør være åpent tilgjengelig. Slike rapporter kan OUS også tildeles en egen DOI via NVA.