Sporingsløsninger for forskningsbiobanker

Bruk av en digital sporingsløsning for å holde oversikt over materialet som finnes i biobanken gir sporing av aktivitet og endring, backup, og gjør det enklere å standardisere innregistrering som igjen øker datakvaliteten.

Det finnes to regionalt godkjente sporingsløsninger for forskningsbiobanker i Helse-Sør-Øst.

eBiobank og Electronic Lab Notebook (ELN) kan benyttes ved OUS og AHUS, mens det ved de andre Helseforetakene i HSØ er Electronic Lab Notebook (ELN) som brukes. Regional forskningsstøtte i HSØ (RFST) har et supporttilbud knyttet til løsningene, herunder råd ved bruk av løsningene, bruker-kurs og opplæring, samt rådgivning ved etablering av en ny forskningsbiobank i en av løsningene. Sykehuspartner står for den tekniske driften og forvaltningen av løsningene.

Du kan kontakte oss på  Sporing@ous-hf.no.  

eBiobank

eBiobank er et sporingssystem (IT-program) til bruk for REK-godkjente generelle og spesifikke forskningsbiobanker. Innregistrering av prøver standardiseres, man får oversikt over hvor prøver er lagret og hvor mye som er igjen. Søk kan utføres, og uttak logges. Sensitive opplysninger krypteres, og man forholder seg til avidentifiserte donor-løpenummer. Hver donor kan ha flere prøver tilknyttet, og prøvene får unike prøvenummer. eBiobank benyttes både ved OUS HF og Ahus HF, og det er satt opp separate databaser ved hvert HF.

Ved OUS HF og Ahus HF eBiobank er både eBiobank og ELN godkjente sporingsløsninger for forskningsbiobanker.

Hvordan komme i kontakt med oss?

Send en e-post til sporing@ous-hf.no eller ebiobank@ahus.no . Vi tar kontakt for informasjonsmøte, hvor du gis veiledning i hvordan eBiobank kan brukes for din forskningsbiobank. 

Kostnader

• Etableringskostnad per biobank: ved OUS er det ingen kostnad for bruk av eBiobank. Ved Ahus betales etableringskostnad; 50 000 kr for generell biobank og 20 000 kr for spesifikk biobank. Inkluderer tilgang til biobanken i eBiobank for 3 navngitte brukere, samt opplæring og generell brukerstøtte.
• Importkostnad: Ved import av eksisterende forskningsbiobank gis opplæring og veiledning. Import krever strukturerte data og selve importen er tidkrevende.
• Utstyr: Etablerings/brukskostnad inkluderer ikke utstyr, dette kommer i tillegg. eBiobank er kompatibelt med ulike frysere/N2-tanker, rack, bokser og rør. Standardiserte printere og skannere kan benyttes, se mer informasjon under Ressurser.

Ressurser og informasjon

Ny bruker:

Ansvarshavende melder inn endring i hvem som skal ha tilgang (NB! husk også å melde fra når noen slutter): sporing@ous-hf.no eller ebiobank@ahus.no.

Ny bruker søker om tilgang til eBiobank-snarveien/applikasjonen via minSykehuspartner, se veiledning (eBiobank er kun tilgjengelig fra OUS-/Ahus-PCer).

Ny bruker gjennomfører digitalt introduksjonskurs med fokus på innregistrering for nye  brukere. Kursoppgaver gjennomføres i øvemiljøet eBiobank Training (nb! lenke må åpnes i Edge). For påloggingsinformasjon, send navn og biobanktilhørighet til sporing@ous-hf.no eller ebiobank@ahus.no.

Veiledning ved førstegangsinnlogging i eBiobank og informasjon om brukermanualen.

Ny biobank:

• Ta kontakt på sporing@ous-hf.no eller eBiobank@ahus.no for å få mer informasjon om opprettelse av en ny biobank i eBiobank.
• eBiobank er tilrettelagt for bruk av både etiketteprinter og ulike barkodeskannere. Deler av utstyret bestilles vha eget bestillingsskjema, resten via iProc. Sykehuspartner installerer og konfigurerer etiketteprinter og plateskanner.

Import av eksisterende biobank:

Det gis opplæring og veiledning i utfylling av standardiserte importfiler. Filene bør begrenses til 100 linjer for å unngå at programmet overbelastes. 

• Excel importfil - donorinformasjon
• Excel importfil - prøveinformasjon
• Viktig informasjon om feltene i de standardiserte importfilene
• Oversikt over standardiserte lister og tabeller i eBiobank

Eksisterende bruker:

Brukerstøtte:

• For generell brukerstøtte, vennligst benytt sporing@ous-hf.no eller ebiobank@ahus.no.
• Brukerveiledning (norsk og engelsk versjon) - publisert i eBiobank (LIMS File Browser - User Manual). NB! Disse er under kontinuerlig utvikling, og skal derfor ikke printes ut!
• Videosnutter av utvalgt funksjonalitet (se tilhørende kapittel i brukermanualen for oppdatert informasjon/skjermbilder)
• Opplæring tilbys før man gjør sitt første uttak. Ta kontakt på sporing@ous-hf.no eller ebiobank@ahus.no for å avtale tid.
• Feltnavn ved søk og eksport til Excel - oversikt over de mest benyttede feltene i Sample-tabellen
• Presentasjon fra utvalgte digitale temamøter (H-21 og V-22).
  • Uttak
  • Tips og triks - hvordan jobbe mer effektivt i eBiobank 
  • Endring på prøver 
  • Prøvesøk

Elektronisk forskningslogg (ELN)