Sporingsløsninger for forskningsbiobanker

Bruk av en digital sporingsløsning for å holde oversikt over materialet som finnes i biobanken gir sporing av aktivitet og endring, backup, og gjør det enklere å standardisere innregistrering som igjen øker datakvaliteten.

Det finnes to regionalt godkjente sporingsløsninger for forskningsbiobanker i Helse-Sør-Øst.

eBiobank og Electronic Lab Notebook (ELN) kan benyttes ved OUS og AHUS, mens det ved de andre Helseforetakene i HSØ er Electronic Lab Notebook (ELN) som brukes. Regional forskningsstøtte i HSØ (RFST) har et supporttilbud knyttet til løsningene, herunder råd ved bruk av løsningene, bruker-kurs og opplæring, samt rådgivning ved etablering av en ny forskningsbiobank i en av løsningene. Sykehuspartner står for den tekniske driften og forvaltningen av løsningene.

Du kan kontakte oss på Sporing@ous-hf.no.

eBiobank er et sporingssystem (IT-program) til bruk for REK-godkjente generelle og spesifikke forskningsbiobanker. Innregistrering av prøver standardiseres, man får oversikt over hvor prøver er lagret og hvor mye som er igjen. Søk kan utføres, og uttak logges. Sensitive opplysninger krypteres, og man forholder seg til avidentifiserte donor-løpenummer. Hver donor kan ha flere prøver tilknyttet, og prøvene får unike prøvenummer. eBiobank benyttes både ved OUS HF og Ahus HF, og det er satt opp separate databaser ved hvert HF.

Ved OUS HF og Ahus HF eBiobank er både eBiobank og ELN godkjente sporingsløsninger for forskningsbiobanker.

Hvordan komme i kontakt med oss?

Fyll ut kartleggingsskjema og send det til sporing@ous-hf.no eller ebiobank@ahus.no. Vi tar kontakt for informasjonsmøte, hvor du gis veiledning i hvordan eBiobank kan brukes for din forskningsbiobank.

Kostnader

Etableringskostnad per biobank: ved OUS er det ingen kostnad for bruk av eBiobank. Ved Ahus betales etableringskostnad; 50 000 kr for generell biobank og 20 000 kr for spesifikk biobank. Inkluderer tilgang til biobanken i eBiobank for 3 navngitte brukere, samt opplæring og generell brukerstøtte.
Importkostnad: Ved import av eksisterende forskningsbiobank gis opplæring og veiledning. Import krever strukturerte data og selve importen er tidkrevende.
Utstyr: Etablerings/brukskostnad inkluderer ikke utstyr, dette kommer i tillegg. eBiobank er kompatibelt med ulike frysere/N2-tanker, rack, bokser og rør. Standardiserte printere og skannere kan benyttes, se mer informasjon under Ressurser.

Ressurser og informasjon

Ny bruker:

Ansvarshavende melder inn endring i hvem som skal ha tilgang (NB! husk også å melde fra når noen slutter): sporing@ous-hf.no eller ebiobank@ahus.no.

Ny bruker søker om tilgang til eBiobank-snarveien/applikasjonen via minSykehuspartner, se veiledning (eBiobank er kun tilgjengelig fra OUS-/Ahus-PCer).

Ny bruker gjennomfører digitalt introduksjonskurs med fokus på innregistrering for nye brukere. Kursoppgaver gjennomføres i øvemiljøet eBiobank Training (nb! lenke må åpnes i Edge). For påloggingsinformasjon, send navn og biobanktilhørighet til sporing@ous-hf.no eller ebiobank@ahus.no.

Veiledning ved førstegangsinnlogging i eBiobank og informasjon om brukermanualen.

Ny biobank:

Ta kontakt på sporing@ous-hf.no eller eBiobank@ahus.no for å få mer informasjon om opprettelse av en ny biobank i eBiobank.
eBiobank er tilrettelagt for bruk av både etiketteprinter og ulike barkodeskannere. Deler av utstyret bestilles vha eget bestillingsskjema, resten via iProc. Sykehuspartner installerer og konfigurerer etiketteprinter og plateskanner.

Import av eksisterende biobank:

Det gis opplæring og veiledning i utfylling av standardiserte importfiler. Filene bør begrenses til 100 linjer for å unngå at programmet overbelastes.

Eksisterende bruker:

Brukerstøtte:

Er eBiobank nede? Se Fremgangsmåte for melding av sak til Sykehuspartner hvis eBiobank er nede
For generell brukerstøtte, vennligst benytt sporing@ous-hf.no eller ebiobank@ahus.no.
Brukerveiledning (norsk og engelsk versjon) - publisert i eBiobank (LIMS File Browser - User Manual). NB! Disse er under kontinuerlig utvikling, og skal derfor ikke printes ut!
Videosnutter av utvalgt funksjonalitet (se tilhørende kapittel i brukermanualen for oppdatert informasjon/skjermbilder)
Opplæring/Uttakskurs tilbys før man gjør sitt første uttak. Ta kontakt på sporing@ous-hf.no eller ebiobank@ahus.no for å avtale tid.
Feltnavn ved søk og eksport til Excel - oversikt over de mest benyttede feltene i Sample-tabellen
Presentasjon fra utvalgte digitale temamøter (H-21 og V-22).

Elektronisk forskningslogg ELN er et IKT-verktøy som skal sørge for enhetlig dokumentasjon av sporbarhet og kontroll av forskning på laboratoriet, herunder sporing av biologisk materiale i en fryser. Dokumentasjonen består eksempelvis av metodebeskrivelser, protokoller og referanser (henvisninger til hvor publikasjoner, rådata, patenter, etc. ligger lagret). Den omfatter også resultater fra eksperimenter og utsnitt av data som er nødvendig for å garantere oppbevaring og integritet av de opprinnelige forskningsdataene. ELN skal tilbys forskningsprosjekter som tilhører et helseforetak i Helse Sør-Øst.

ELN kan brukes som sporingsløsning for forskningsbiobanker ved alle HF i HSØ.

Ved OUS HF og Ahus HF eBiobank er både eBiobank og ELN godkjente sporingsløsninger for forskningsbiobanker.

En detaljert beskrivelse av hvordan man får tilgang til ELN ligger i Forskningsportalen. Bruk av ELN forutsetter ikke at man er bruker av Forskningsportalen. Når tilgang er bestilt, kan man logge inn på ELN-løsningen fra enhver nettleser på alle plattformer, inkludert privat PC, Mac, nettbrett og mobiltelefon.

OUS-bruk av ELN

For OUS-brukere som skal ha tilgang til ELN, så bestilles ELN ved å følge instruksjonen under:

Min Sykehuspartner > Bestille tilgang-Lenke til BAT (Tilgangsportalen) > Start en ny bestilling > Forskning > Elektronisk forskningslogg – ELN OUSHF

Ved første gangs pålogging må man melde seg inn i den seksjonen, eller avdelingen, man tilhører. Seksjonslederen har rollen som gruppeadministrator, og kan invitere medlemmer inn i seksjonen. På nivået under seksjonen kan det opprettes separate prosjektgrupper. Hvis det er ønskelig, kan seksjonslederen delegere rollen som gruppeadministrator til et annet medlem i seksjonen.

Dersom seksjonen ikke er opprettet når man logger seg inn må seksjonsleder sende epost til sporing@ous-hf.no.

OUS-bruk av ELN som sporingsløsning for biobank

For OUS-brukere som skal ha tilgang til ELN, så bestilles ELN ved å følge instruksjonen under:

Min Sykehuspartner > Bestille tilgang-Lenke til BAT (Tilgangsportalen) > Start en ny bestilling > Forskning > Elektronisk forskningslogg – ELN OUSHF

For å få opprettet en biobank som en egen gruppe i ELN må ansvarshavende sende en epost med navn på biobanken og P360 nummer til sporing@ous-hf.no. Du vil da få veiledning for å komme i gang.

Brukerveiledninger er lagt på internett i «Forskningsportalen» som også bestilles i BAT.

Lenke til ELN i Forskningsportalen

Lenke direkte til ELN påloggingsside

Presentasjon av ELN

Lagring av pseudonymiserte data i løsningen må oppfylle følgende forutsetninger:

ID som eksponerer person må pseudonymiseres.
Dette gjelder også ID i maskinlesbar form (f.eks. strek koder eller QR koder) fra fagsystemer (f.eks. biobank) som direkte identifiserer person.
Det må benyttes kodelister. Kodelister må lagres forsvarlig i et egnet system for sensitive data som f.eks. Medinsight.
Excel eller andre formater som enkelt kan deles på epost er ikke tillatt.
Det må være logging og sporing på hvem som har tilgang til kodelistene.
Kodelister kan ikke deles mellom forskningsprosjekter.