MEDEVAC fra Ukraina
Oslo universitetssykehus er nasjonal koordinator for medisinsk evakuering av ukrainske pasienter via EUs UCPM ordning (Union Civil Protection Mechanism). Dette innebærer koordinering på tvers av en rekke aktører som blant annet Ukraina, EU, RHF, HF, Politi, DSB og UDI.
Інформація для пацієнтів українською мовою / Information for patients in Ukrainian and English
Det er Ukraina selv, eller et av deres naboland (Polen, Moldova, Slovakia) som anmoder om evakuering av den enkelte pasient. De ulike landene som er med i ordningen vurderer deretter om de kan tilby evakuering, og formidler dette via EU til landet som anmodet om dette. Dersom en pasient får flere tilbud, vil pasienten måtte velge hvilket tilbud man takker ja til. Når en pasient er akseptert til et land, starter arbeidet med utveksling av ID og helseinformasjon, samt planleggingen av transport.
De fleste flyktninger fra Ukraina som er / blir pasienter ved norske sykehus har kommet seg til Norge på egenhånd. De som ikke kommer gjennom EUs UCPM-ordningen (medevac) skal håndteres som alle andre asylsøkere. Disse er ikke omtalt i denne informasjonen.
Medevac-ordningen er en «fra-spesialisthelsetjeneste-til-spesialisthelsetjeneste»-ordning. Oslo universitetssykehus (OUS) har etablert et nasjonalt koordineringssenter (NKS), og hver helseregion har regionale kontakter som samhandler med NKS. Det er mange aktører som er inne i bildet før et sykehus får overflyttet en pasient.
Informasjon til sykehusene
NKS får oversendt forespørsler om medevac fra EU via Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Etter en vurdering hos NKS sendes de fleste forespørsler ut til RHF og HF. NKS avklarer på denne måten med regionen eller sykehuset om det er kapasitet og kompetanse til å ta imot den enkelte pasienten. NKS bruker faste kontaktpersoner som er utpekt av sykehuset eller helseregionen. Denne kontakten bekrefter til NKS om de kan ta imot den enkelte pasient eller ikke. Når sykehus melder at de kan ta imot en pasient vil NKS på vegne av Norge og sykehuset gi tilbud om medevac til den enkelte pasient. Dette skjer ved at NKS kommuniserer tilbudet til DSB som melder dette videre til EU. Til slutt oversendes tilbudet fra EU til landet som anmodet om evakuering. Landet som ba om evakuering, oftest Ukraina, vil da beslutte om man ønsker å takke ja til tilbudet. Dersom en pasient får flere tilbud må man velge ett, og de øvrige vil da bli avslått. Aksept av tilbud om medevac kommuniseres tilbake samme vei. Hele denne prosessen tar oftest i underkant av 5 dager.
Hva bør kontaktperson for sykehuset foreta seg ved aksept på medevac?
1. Avklare egnet avdeling og ansvarlig behandler som skal motta pasient. Følgende informasjon sendes tilbake til Nasjonal Koordinering via den regionale kontakten: navn og kontaktinformasjon (Tlf.nr og epost) på behandler (oftest ansvarlig lege) og mottakende avdeling
2. Sørge for at videreformidling av all informasjon om pasient og innleggelse til aktuelle mottakere: F.eks ansvarlig behandler, kollegaer på sengepost, akuttmottak og andre samarbeidende avdelinger. Husk å bestille tolk!
3. Planlegge transport/henting av pasienten fra Gardermoen. Hovedregel er at mottakende sykehus organiserer transport internt i Norge, med mindre det er behov for luftambulansefly. Når det er mottakende sykehus som skal organisere transport, vil de få informasjon om ankomsttidspunkt og –sted, samt evt. medisinske behov. Sykehuset må organisere transportmetode og ledsager (pasientreiser, prehospitale tjenester etc.) utfra dette. Ved tvil om hvilken transportmetode som er best egnet, kan NKS kontaktes for råd.
NKS ønsker bekreftelse når transporten er bekreftet organisert (ukraina.pasientkoordinering@ous-hf.no)
Enkelte pasienter må direkte til sykehus når de lander i Norge. Mange av pasientene klarer seg imidlertid en natt på hotell etter ankomst Norge, før de reiser videre til sykehuset. Dette forenkler immigrasjonsprosessen betydelig. Av den grunn planlegges det for dette dersom det er mulig. Ankomstregistreringen skjer ved Gardermoen registreringssenter (GRS) og håndteres av Politiets utlendingsenhet (PU). Siden de fleste ankommer Norge med fly på kveldstid skjer registreringen på GRS påfølgende formiddag. Pårørende skal som hovedregel alltid via GRS – men dersom pasienten er mindreårig, eller det foreligger andre spesielle forhold, kan unntak fra dette forekomme.
Kontaktinformasjon (Navn/Tlf.nr) til ledsager fra sykehuset som skal hente pasient, samt ev. også ledsage pårørende, sendes NKS. Ledsager vil kunne bli kontaktet av enten NKS eller Politiets utlendingsenhet i det pasienten er klar for videre transport til sykehus slik at misforståelser unngås.
4. Informere ansvarlig behandler eller mottakende avdeling om at NKS skal ha beskjed når pasienten fysisk har ankommet avdeling. Dette er viktig, slik at NKS kan bekrefte til EU og Ukraina at pasienten faktisk har ankommet sykehuset.
5. Sikre at Utlendingsdirektoratet (UDI) tidlig kontaktes av behandlende personell på sykehuset.
Det oppfordres på det sterkeste at avdelingen kontakter UDI allerede første virkedag etter pasientens ankomst. Dette er viktig for å opprette kontakt og for å starte planlegging av utskrivelse, formidle plan for behandling og oppfølging, og for å informere om spesielle tilretteleggingsbehov. UDI trenger ikke detaljert medisinske informasjon, men de har både rett til og behov for å få informasjon om tilretteleggingsbehov (eks. rullestol, behov for eget bad, hjemmesykepleie etc.), samt praktisk forløp av behandlingsplanen (eks. hyppig besøk på poliklinikken, vs. langvarig innleggelse), når pasienten forventes utskrevet etc.
Liste over aktuelle kontaktpersoner i UDI m/kontaktinformasjon skal være sendt til alle kontaktpersoner på sykehusene.
Se egen informasjon om sykehusenes og UDI sitt ansvar.
6. Ved utskrivelse / avslutning av behandling for pasienter som skal returnere til Ukraina er det ønskelig at sykehuset formidler en engelskspråklig epikrise til NKS slik at man kan videreformidle dette til Ukrainske helsemyndigheter.
Generelt
Det er ønskelig at sykehusets medevackontakt er en ressursperson for behandlere og avdelinger i medevacsaker. Man tilstreber å håndtere medevacpasienter så likt som mulig alle andre pasienter, men det er enkelte forskjeller knyttet til økonomi/egenandelsfritak, lokalsykehustilhørighet, medisinsk assistert tilbakevending, etc. Se egne faner for detaljer rundt dette.
Det er også ønskelig at medevackontakten i sykehuset er bindeledd mellom sykehuset og den regionale og nasjonale koordineringen for mer generelle forespørsler og forhold. Det er i tillegg svært nyttig å få ev. innspill til endinger og forslag i den samme linjen.
Pasientinformasjon blir sendt som kryptert fil vedlagt e-post fra NKS til sykehusets medevac-kontakt, som distribuerer denne videre til øvrige mottagere ved sykehuset. Sykehuset vil som regel få navn og D-nummer på pasient for registering før ankomst. I tillegg videresendes alt NKS får av medisinsk informasjon. NKS vil alltid forsøke å få så mye helseopplysninger om pasienten fra Ukraina som mulig, men vi ser av erfaring at vi ofte ender opp med relativt lite. Flertallet har derimot med seg skriftlig informasjon selv når de ankommer Norge. En sjelden gang vil vi ha kontaktinfo til behandlende lege i Ukraina som evt. kan kontaktes direkte.
NB! Man skal ikke registrere pasienten med hjelpenummer i sykehusets journalsystem. Hjelpenummer er et unikt nummer for det enkelte opphold i sykehuset for ukjente pasienter. Her er pasienten kjent, og de har fått tildelt et D-nummer før ankomst. D-nummer tilsvarer et personnummer (medevacpasientene får norsk personnummer som oftest etter noen uker). Bruk av hjelpenummer skaper unødig forvirring og dårlig kontinuitet i journal. Bruk D-nummeret.
Det skal nevnes at D-nummer ikke er registrert i sykehusenes journalsystemer før dagen etter at de er produsert i folkeregisteret. Dette er fordi journalsystemene må synkroniseres opp mot folkeregisteret, noe som ofte gjøres én gang i døgnet. D-numrene produseres som regel samme dag som de distribueres.
NKS koordinerer transport fra Ukraina (eller annet land) til Norge.
Hovedregel er at mottakende sykehus organiserer transport internt i Norge, med mindre det er behov for luftambulanse. Dersom pasienten trenger luftambulanse rett fra evakueringsflyet til sykehus, vil NKS organisere dette - helt frem til aktuelle sykehus.
Når det er mottakende sykehus som skal organisere transport, vil de få informasjon om hentetidspunkt og –sted, samt evt. medisinske forhold som kan påvirke valg av transportmiddel. Sykehuset må da organisere transportmetode og ledsager (pasientreiser, ambulanse, etc.) utfra dette. NKS kan kontaktes for råd om det er tvil om hvilken transportmetode som er nødvendig.
NKS ønsker bekreftelse når transporten er bekreftet organisert (ukraina.pasientkoordinering@ous-hf.no).
Enkelte pasienter må direkte til sykehus når de lander i Norge. Mange av pasientene klarer seg imidlertid en natt på hotell etter ankomst Norge, før de reiser videre til sykehuset. Dette forenkler immigrasjonsprosessen betydelig. Av den grunn planlegges det for dette dersom det er mulig. Ankomstregistreringen skjer ved Gardermoen registreringssenter (GRS) og håndteres av Politiets utlendingsenhet (PU). Siden de fleste ankommer Norge med fly på kveldstid skjer registreringen på GRS påfølgende formiddag. Pårørende skal som hovedregel alltid via GRS. Kontaktinformasjon (Navn/Tlf.nr) til ledsager fra sykehuset som skal hente pasient, samt ev. også ledsage pårørende, sendes NKS. Ledsager vil kunne bli kontaktet av enten NKS eller Politiets utlendingsenhet i det pasienten er klar for videre transport til sykehus slik at misforståelser unngås.
Dersom pasienten er frisk nok til å kunne klare seg en natt på hotell, vil det bli gjort ankomstregistrering hos Politiets utlendingsenhet (PU) dagen etter ankomst. Dette finner sted på Gardermoen registreringssenter (GRS).
Tidlig ankomstregistrering forenkler Politiets arbeid betydelig, og det gjør at de formelle kravene som skal til for å ha rettigheter til helsehjelp er på plass med en gang. I praksis betyder dette oftest at mottakende sykehus må sørge for egnet transport med ledsager fra GRS til sykehus dagen etter ankomst Norge.
Rene pårørendetransporter fra GRS håndteres av UDI, f.eks der pasienten har gått rett til sykehus evakueringsdagen. Dersom pasienten reiser fra GRS sammen med pårørende forventer man at transportør/ledsager fra mottakende sykehus tar med seg pårørende sammen med pasienten når de hentes ved GRS. Dette inkluderer bestilling av flybilletter etc. Pårørende blir som regel med til sykehuset når pasienten skal dit for første gang.
Ved tvil om ansvarsforhold rundt transporten – kontakt NKS for råd.
Praktisk gjennomføring av mottak
NKS legger ikke føringer for hvordan sykehuset skal gjennomføre mottak og behandling av pasient etter ankomst sykehuset. Erfaringer tilsier imidlertid at det er en stor fordel om pasienten legges inn i minimum et døgn. Under innleggelse avklares det at man har rett kontaktinformasjon og sikrer at det opprettes en god dialog mellom sykehuset og pasienten.
Årsaken til at pasienten kommer til Norge i utgangspunktet er at vedkommende skal få behandling i sykehuset. Det helt nødvendig at ikke misforståelser gjør at pasienter blir sittende i asylmottak uten tilgang til sykehuset. Under innleggelse kan man også få utvekslet viktig helseinformasjon som pasienten oftest har med seg, sørge for at vedkommende har fått tildelt et asylmottak som er tilpasset pasientens behov for tilrettelegging, at det er en plan for neste kontakt med sykehuset og plan for behandlingen. I tillegg er det slik at enkelte pasienter har vært hjemme og uten tilsyn fra spesialisthelsetjeneste i det landet de kommer fra, og pasientens helsesituasjon kan ha forverret seg siden Norge tilbød medevac.
Det er helt essensielt å planlegge et skikkelig mottak av disse pasientene, med tilstrekkelig tid og tilgang til (fysisk tilstedeværende) tolketjenester.
Et godt tilrettelagt mottak medfører at videre behandling av pasient vil oppleves som konstruktiv og smidig for både sykehuset og pasienten selv. I tillegg bør man vurdere hvilken transportmetode man bør planlegge for når pasienten skal til og fra behandlinger på sykehuset. Noen pasienter kan få asylmottak langt fra sykehus, og da kan dette vektlegges i beslutning om innleggelse vs. ambulant behandling. Erfaring tilsier at «klager» fra medevacpasienter ofte kan tilbakeføres til manglende planlagt mottak, manglende tolk, manglende samhandling mellom sykehuset og UDI, manglende innsikt i egen helsetilstand hos pasienter og av og til også til dels høye forventninger om rask behandling som ikke har blitt korrigert / realitetsorientert ved hjelp av samtale med tolk.
Når pasienten ankommer sykehuset, er det ønskelig at sykehuset kontakter asylmottaket, og kort informerer om at pasienten er ankommet, og om videre plan, spesielt mtp om det ligger an til innleggelse eller ikke (medisinske opplysninger skal ikke oppgis). Dette er spesielt viktig i de tilfellene der det ikke blir innleggelse første døgn. Dette er for å sikre at pasientene ikke sendes fra sykehuset utenom tiden asylmottaket er bemannet, og møter en «låst dør». Asylmottakene stiller personell utenfor kontortiden, men må da ha beskjed om dette.
Kontaktinformasjon til aktuelle asylmottak sendes sykehuset i forkant, sammen med ID/Medisinske opplysninger, når NKS mottar dette.
Når det gjelder smittevernsmessige forhold, tas medevacpasienten imot som enhver annen pasient som har vært inneliggende på sykehus i utlandet. Det vil oftest si isolasjon og vanlige rutiner for smittevern og prøvetaking.
I de fleste sykehus screenes det regelmessig for MRSA, ESBL og VRE. I tillegg kommer obligatorisk tuberkuloseundersøkelse siden Ukraina er listet som land med «høy forekomst». Tuberkulosekontroll av flyktninger ivaretas normalt sett av kommunene, men sykehusene bør ta seg av dette dersom pasienten innlegges direkte i sykehus og forblir inneliggende i mer enn 1 – 2 uker. Se FHI sin nettside for informasjon: Tuberkulosescreening av flyktninger og asylsøkere - FHI.
Basert på erfaringer fra medevacpasienter i Norge og Europa har flere norske sykehus i tillegg i besluttet at man skal screene for Acinetobacter baumannii og Candida auris på medevacpasienter fra Ukraina (kun de som er medevac – dvs. direkte fra sykehus til sykehus). Dette har også vært diskutert på nasjonalt nivå med FHI, og vi i NKS opplever at det er en interregional enighet om en slik rutine. Det finnes så vidt vi vet ikke noen nasjonal skriftlig rutine, men vi kan vise til OUS sin rutine for dette: Pasienter fra Ukraina - smitteverntiltak.
Vi oppfordrer også til ev. å benytte seg av pasientinformasjon på Ukrainsk fra FHI vedr tuberkulose. I tillegg fines det informasjon fra OUS på Ukrainsk om MRSA, VRE og ESBL.
Mottakende sykehuset må informere NKS om at pasienten er ankommet (e-post til ukraina.pasientkoordinering@ous-hf.no), slik at NKS kan melde dette tilbake til EU og Ukraina. Medevacoppdraget er ikke fullført før man bekrefter at pasient er kommet frem til sykehus.
Dersom pasienten ikke ble tatt imot av Politiets utlendingsenhet på flyplassen ved ankomst vil Politiet måtte komme til sykehuset for å registrere vedkommende som ankommet og som asylsøker. Politiet vil i så fall kontakte sykehuset for å avtale dette.
Både pasient, og ev. pårørende, har fått tildelt D-nummer før ankomst Norge, og de har også fått tildelt et asylmottak. NKS og UDI tilstreber at pasienter som er polikliniske skal få bo på asylmottak nær sykehuset; men enkelte steder i Norge er dette svært utfordrende (langt til nærmeste asylmottak, ev. at det ikke er ledige plasser på detnærmeste asylmottaket). UDI følger opp innlagte pasienter rundt praktiske forhold som økonomiske ytelser, klær, informasjon, osv. Pasienter som er innlagt på sykehus, vil også være skrevet inn på et asylmottak mens de er innlagt i sykehus. Etter utskrivning fra sykehuset (eller når sykehuset er ferdig med behandlingen) blir pasientene tildelt plass i et asylmottak som er tilpasset pasientenes behov, ofte i en annen kommune enn sykehuset befinner seg. Dette betyr at i de fleste tilfeller skal pasient og pårørende flytte til et nytt asylmottak når pasienten skrives ut fra sykehuset/sykehuset er ferdig med behandlingen. De bor videre i asylmottak inntil de blir permanent bosatt i Norge eller returnerer tilbake til Ukraina.
Asylmottak: Ulike typar asylmottak - UDI
Når en medevacpasient har fått tildelt et sykehus før ankomst Norge, er dette samtidig definert til å være pasientenes lokalsykehus. Dersom pasienten åpenbart trenger behandling ved et regionssykehus kan det hende at vi i samarbeid med de regionale kontaktpersonene finner et lokalsykehus i tillegg til regionssykehuset, som pasienten ofte går til først. Dette gjøres for å kunne fordele pasienter bedre, slik at ikke for mange pasienter får regionssykehus som lokalsykehus siden dette ville redusert Norges kapasitet til å tilby medevac.
Lokalsykehusfunksjonen gjelder uavhengig av hvorfor pasienten trenger sykehusbehandling (f.eks annen tilfeldig sykdom), selv om pasienten bor i et opptaksområde som normalt sett hører til et annet sykehus. Dette er et brudd med vanlige rutiner i Norge, men det gjøres for å kunne fordele medevacpasienter på flere sykehus og dermed også kunne tilby flere medevacpasienter behandling i Norge, samtidig som pasienten får ett lokalsykehus forholde seg til uansett tilstand. I motsatt fall ville kun noen få sykehus som tilfeldigvis er lokalisert i nærheten av asylmottak kunne benyttes. Man jobber nasjonalt med å avklare hvor lenge en pasient bør være å anse som medevacpasient med en slik avvikende sykehustilhørighet. Inntil videre gjelder dette for alle som har kommet som medevacpasienter til Norge.
NB! I svært akutte situasjoner må selvsagt nærmeste sykehus benyttes på samme måte som norske pasienter som er på reise.
UDI vil tilstrebe å tilby asylmottak så nær behandlende sykehus som mulig. Det er imidlertid ikke sikkert at det finnes tilgjengelig botilbud i umiddelbar nærhet til behandlende sykehus. Dersom det foreligger tungtveiende grunner, kan medevacpasientene få endret sitt lokalsykehus. Slike flyttinger bør kun gjøres etter avtale mellom UDI, opprinnelig sykehus, nytt sykehus og regional koordinator; og flyttingen bør meldes NKS.
UDI og asylmottak
Sykehusene som mottar medevacpasienter skal tidligst mulig kontakte UDI for å avklare praktiske forhold rundt valg av asylmottak og kommune før utskrivelse fra sykehus, herunder tilretteleggingsbehov, poliklinisk aktivitet, behov for hjelp etter utskriving etc.
UDI følger opp innlagte pasienter rundt praktiske forhold, som innkvartering, økonomiske ytelser, informasjon, osv. Etter utskrivning fra sykehuset blir pasientene tildelt plass i et asylmottak, ofte i en annen kommune enn sykehuset befinner seg. De bor i asylmottaket inntil de blir permanent bosatt i Norge.
Det er ikke gitt at pasienten skal skrives ut til samme kommune der sykehuset befinner seg i, eller skal bo på asylmottaket som pasienten fikk tildelt ved ankomst til Norge. Valg av asylmottak vil være avhengig av pasientens tilretteleggingsbehov og det videre behandlingsforløp.
All transport til og fra sykehuset organiseres på vanlig måte; asylsøkere har samme rettigheter til reiser via pasientreiser som norske borgere. Departementet har derimot besluttet at medevacpasienter ikke skal betale egenandel.
Se også UDI sine nettsider:
Medisinsk evakuering (Medevac) - UDI
Hva kan / skal deles med UDI
Kommunikasjonen med UDI er for å sørge for god koordinering mellom primær- og spesialisthelsetjeneste, samt at pasienten får adekvat bolig og ev. nødvendig praktisk og økonomisk hjelp.
UDI må vite noe om pasienten for å kunne være i stand til å tilby et botilbud som er tilpasset pasientenes behov. UDI får samme administrative informasjon som sykehuset ved pasientenes ankomst til Norge, men de kjenner i liten grad til pasientens helse, hvorvidt pasienten skal legges inn eller håndteres poliklinisk, etc. De kjenner heller ikke til hvor ofte pasienten skal møte ved sykehuset eller hvorvidt pasienten også skal motta diagnostikk og behandling ved andre sykehus. Dette er informasjon som raskt bør formidles til UDI.
UDI har lovhjemmel til å innhente helserelatert informasjon som er nødvendig for å legge til rette for botilbudet. Som oftest er det ikke nødvendig å dele detaljer om spesifikke diagnoser, men spesielle behov og funksjonsnivå må beskrives godt. Eksempelvis bør fysiske tilretteleggingsbehov (rullestol, krykker), behov for isolasjon og eventuelle pleie- og omsorgsbehov beskrives.
Pasientene vil få oppfølging av primærhelsetjenesten når det gjelder behov for videre helseoppfølging, men det er UDI som vil ta seg av omsorgstjenester som ikke krever helsekompetanse, herunder personlig assistanse i hverdagen, innkjøp av mat og klær, ADL-støtte, osv. I enkelte tilfeller vil Immigrasjons- og mangfoldighetsdirektoratet (IMDi) sørge for endelig bosetting i kommune raskt, kanskje mens pasienten fortsatt er i sykehuset. I slike tilfeller er det kommunen som er ansvarlig for pleie og omsorgstjenester som for alle andre pasienter. Unntaket med lokalsykehustilhørighet for medevacpasienter er dog fortsatt gjeldende så lengde pasienten er definert som en medevacpasient.
Kommunikasjonen med UDI
UDI kobler medevacpasienten til en saksbehandler, som vil følge opp vedkommende fra ankomst sykehus til utskrivelse, og tildeling av plass på et asylmottak. Sykehuset bør ha dialog med denne saksbehandleren fra dag en. I praksis er det hensiktsmessig at sykehusene tar første kontakt pr telefon til UDIs “leveranseteam særskilte tiltak»: 45234929, e-post: spesiellebe_mottak@udi.no. Da vil sykehuset få navn på saksbehandleren som vil følge opp pasienten i dialog med sykehuset.
Dersom det er akutt behov for innkvartering/avklaring, og sykehuset ikke får svar fra UDIs «leveranseteam særskilte tiltak» - kan man ringe UDIs logistikktelefon (betjent i kontortiden og kl.12:00 -14:00 i helgene) 40764479, eller ta kontakt via logistikk@udi.no.
Dersom pasienten er enslig mindreårig vil Politiets utlendingsenhet (PU) normalt sett anmode Statsforvalteren om å oppnevne representant ved registrering som ivaretar det juridiske foreldreansvaret. Når det gjelder ivaretakelse av omsorg, må UDI, i samarbeid med Bufetat, ta stilling til bo- og omsorgstilbud ut fra alder og hvor den mindreårige skal få et sykehustilbud. Det samme gjelder dersom det er den eneste voksne omsorgsperson som er pasient, og behandling eller sykdom gjør at de etter hvert ikke kan ivareta omsorgsansvaret for de mindreårige. NKS vil som rutine også alltid varsle Bufetat om enslige mindreårige som kommer til landet, slik at de er forhåndsvarslet om dette. NKS vil tilstrebe at barn alltid har med seg en voksen som kan ta hånd om barnet.
Om pårørende til medevac pasienter
Pårørende må søke om midlertidig kollektiv beskyttelse i Norge på samme måte som pasientene. Å søke om slik beskyttelse er viktig for å ha rettigheter. Pårørende vil da også få rettigheter som øvrige asylsøkere fra Ukraina. Den medisinske evakueringsoperasjonen har i utgangspunktet ikke ansvar for transport av alle pårørende (kun når pasienten er mindreårig), men dersom situasjonen tillater det vil NKS forsøke å unngå å splitte familier ved at man lar pårørende bli transportert sammen med pasient.
Sykehusene har ikke ansvar for å huse pårørende, selv om vi kjenner til at sykehus i enkelte tilfeller har akseptert pårørende på sykehus. Dette kan spesielt være nødvendig i den første fasen dersom pårørende har fulgt pasienten rett til sykehus uten å ha blitt registrert inn til landet av Politiet. Som hovedregel skal derimot pårørende registreres av Politiets utlendingsenhet ved Gardermoen registreringssenter (GRS), og dette kan ofte innebære at pasient og pårørende skilles i 1-2 døgn etter ankomst Norge.
UDI tildeler pårørende plass på asylmottak ved ankomst til Norge så nært som mulig sykehuset. UDI har ikke asylmottak i alle kommuner og det må i noen tilfeller påregnes lang reiseavstand mellom asylmottak og sykehuset.
Transport av pårørende til Norge i etterkant av pasientens ankomst
Det er ønskelig at pårørende som skal evakueres gjennom medevac-ordningen, reiser samtidig med pasienten. NKS tilstreber en liberal holdning dersom det kommer opp spørsmål om transport i etterkant, men her er det ingen automatikk. Vi vil spesielt prioritere tilfeller der barn er involvert, ovenfor pårørende til palliative pasienter som ikke kan / vil reise hjem til Ukraina igjen og der pårørende av ulike årsaker ikke kunne reise sammen med pasienten i utgangspunktet. Det er videre kun aktuelt å bidra til å hente pårørende til pasienter som kom gjennom UCPM/medevac-ordningen.
Dersom slike spørsmål dukker opp er det ønskelig at sykehuset som har ansvaret for pasienten kontakter NKS. Vi vil uansett ofte kunne gi råd, selv om det ender med at de pårørende av og til reiser på egen hånd.
Dersom man finner å kunne organisere reisen for pårørende til Norge i etterkant må sykehusene være kontakten med pasient / pårørende. Pårørende som skal reise må i så fall ha biometriske pass Primær reisemetode er kommersielle fly fra Polen til endedestinasjon i Norge. De må registreres ved Gardermoen registreringssenter (GRS) ved ankomst Norge før avreise videre neste dag. Dette innebærer at pårørende må være oppegående og selvhjulpne. Den norske medevacordningen vil ev. kunne bidra med flybilletter fra Polen til nærmeste flyplass i Norge. Alle andre utgifter som buss, taxi, tog, overnattinger etc. må organiseres og finansieres av den reisende selv. Norge organiserer og finansierer spesielt ikke reise inn i, ut av, eller internt i Ukraina. I de tilfeller der slike reisende er enslige mindreårige må foresatte familie, primært foreldre, selv bringe de til Norge. Dersom forelder allerede er i Norge, men kan hente barna selv, vil Norge ev. kunne organisere og finansierer flyreise begge veier. For øvrig begrensninger som over, dvs. taxi, buss, tog etc. må organiseres og finansieres selv.
18. mars 2022 var det foretaksmøter med de regionale helseforetakene, og likelydende tekst er å finne i alle protokollene: «Det kan legges til grunn at kostnadene for behandling av medisinsk evakuerte pasienter fra Ukraina vil bli dekket. Det forutsettes at det etableres registreringsløsninger. Videre vil det bli vurdert om det er behov for å kompensere spesialisthelsetjenesten for ekstrabelastning som følge av den økte flyktningetilstrømmingen, herunder ekstrakostnader knyttet til økt kapasitet for tuberkulosescreening.» Se ev: Foretaksmøter 2022 - regjeringen.no.
15.juli 2022 kom det en presisering til dette skrivet som spesifikt tok for seg egenandeler: «Det innebærer at spesialisthelsetjenesten ikke skal kreve egenandel av disse pasientene, herunder egenandeler knyttet til poliklinisk helsehjelp og pasientreiser.» Av flere grunner er det derfor viktig at sykehusene koder / registrerer disse pasientene særskilt.
Når det gjelder koding har flere sykehus i starten brukt diagnosekode “Z65.5 Offer for katastrofe, krig og annen fiendtlig handling”. Det er presisert at bruk av kode Z65.5 følger vanlige kodingsregler, slik at det må dokumenteres i journalen at denne opplysningen er av betydning for helsehjelpen. Den skal ikke brukes rutinemessig hos alle på flukt. Dersom koden brukes skal den registreres som annen tilstand, og hovedtilstandskode velges som vanlig ut ifra innholdet i helsehjelpen. Se ev. Regler og veiledning for kliniske kodeverk i spesialisthelsetjenesten (ICD-10, NCSP, NCMP og NCRP
Egenandeler generelt
Medevacpasienter fra Ukraina er fritatt for egenandeler i spesialisthelsetjenesten. Dette er et unntak. For øvrig er disse pasientene som andre norske pasienter, og de må betale andre egenandeler, som for eksempel på apotek, hos fastlege, legevakt etc. På samme måte har de krav på frikort når man når egenandelstaket. Likeledes vil egenandeler som ikke inngår i grunnlaget for frikort for vanlige norske pasienter heller ikke gjøre dette for medevacpasienter, eks egenandeler når man søker om støtte for ortopediske sko. Det er derimot forskjell på ukrainske medevacpasienter og «vanlige» ukrainske flyktninger som blir pasienter. Det er bare medevacpasienter som har fritak for egenandeler i spesialisthelsetjenesten.
Medevacpasienter er fritatt for egenandeler for pasientreiser til og fra behandling i spesialisthelsetjenesten. Rekvirentene må ved rekvisisjon krysse av for «Annen fritaksgrunn §24». I tillegg foreslås det at man oppgir «Medevac-ID» (UA + 4 sifre) i feltet «merknad til pasientreisekontor». På den måten eliminerer man alle som ikke er via medevac ordningen. Det fordrer at sykehusene finner systemer for å «merke» pasientene i journal som medevac pasient.
Det er altså forskjell på ukrainske medevacpasienter og «vanlige» ukrainske flyktninger som blir pasienter. Det er bare medevacpasienter som har fritak for egenandeler for reiser til og fra behandling i spesialisthelsetjenesten.
Ordinært NAV-reglement gjelder, og her skilles det mellom f.eks. ortopediske hjelpemidler som er langvarige lidelser og vesentlig skade, og behandlingshjelpemidler som er mer forbigående lidelser. Førstnevnte dekkes stort sett fullt ut av NAV, sistnevnte dekkes av behandlende institusjon eller pasienten selv. Oftest bør her behandlende lege uttale seg.
Egenandeler og støtte til kjøp av legemidler brukt utenfor sykehus vil være som for vanlige norske pasienter. Legemidler foreskrives derfor på vanlig måte, f.eks iht. blåreseptreglement. Dersom medikamentet ikke er forhåndsgodkjent for refusjon for blå resept kan individuell søknad benyttes dersom legemidlet er markedsført. Dersom slik individuell stønad sendes Helfo kan også Én-månedsregelen slå inn (f.eks utlevering av legemidler for en måned dersom individuell søknad er sendt Helfo og der behandlingen ikke kan utsettes i påvente av vurdering hos Helfo). Her er det derimot også en del begrensninger, se under fanen “Stegvis tilnærming til finansiering av legemidler”. For legemidler som normalt sett foreskrives som H-resept gjøres dette også for medevacpasienter, og for andre legemidler vil HF-finansiering kunne være et alternativ.
Forslag til hvordan man kan tilnærme seg dette stegvis (dette er egentlig som for alle norske pasienter):
- Er legemidlet forhåndsgodkjent for refusjon for blå resept er saken enkel – da blir det vanlig blå resept. Her må man lese nøye i Felleskatalogen, f.eks er linezolid tabletter godkjent for dette under visse forutsetninger.
- Dersom legemidlet ikke er forhåndsgodkjent for refusjon for blå resept men tilstanden er å regne som «allmennfarlig smittsom sykdom» vil § 4 punkt 2: stønad til legemidler ved smittsomme sykdommer - Helsedirektoratet komme til anvendelse. Her er det ikke krav om at aktuelt legemiddel er markedsført i Norge. Dette kan ev. komme til anvendelse på enkelte medevacpasienter, eks ved aktiv hepatitt. Her betaler ikke pasienter egenandel i det hele tatt.
- Dersom legemidlet ikke forhåndsgodkjent for refusjon for blå resept og heller ikke faller inn under en situasjon med allmennfarlig smittsom sykdom som beskrevet over, men har markedsføringstillatelse og brukes innenfor godkjent indikasjon, kan ev. forskrivende lege sende søknad om individuell stønad § 3 på blå resept, se Helfos sider Regelverk for apotek og bandasjist - Helfo - for helseaktører. Hovedregel er at søknad må godkjennes før pasienten kan få dette dekket. Over 80 % av søknadene om individuell stønad blir nå behandlet automatisk. Det vil si at i disse tilfellene får søkende lege umiddelbart svar på søknaden, slik at pasienten kan gå direkte på apotek etter å ha vært hos lege og hente ut legemiddel på blåresept i apotek (forutsetter at søknaden ble innvilget).
- Dersom behandling av søknad tar tid kan den såkalte Én-månedsregelen for sykehusapotek være aktuell, dvs. da kan ev. apoteket leverer ut en-måneds forbruk. Pasienten må betale egenandel på apoteket (50% av kostnaden, men maks kr. 520). Det er derimot en rekke forutsetninger som må oppfylles for at denne regelen skal kunne brukes. Viktigst er kanskje at regelen ikke kan benyttes for nye legemidler som har fått markedsføringstillatelse eller har søkt markedsføringstillatelse etter 1. januar 2018, og som er til metodevurdering hos Statens legemiddelverk. Her må man lese rundskriv til § 5-14 (blåreseptforskriften) nøye.
- Dersom en-måneders regelen ikke kan benyttes må «HF-finansiering» vurderes, se punkt 4.
- Dersom ikke søknad til Helfo innvilges bør HF-finansiering vurderes, se punkt 4.
- Dersom legemidlet ikke er forhåndsgodkjent for refusjon på blåresept, ikke faller inn under allmennfaglig smittsom sykdom og ikke faller inn under regelverket for individuell søknad (eks. off-label bruk) eller ikke har markedsføringstillatelse, kan det å definere behandlingen som utprøvende (og utenfor kliniske studie) vurderes. I slike situasjoner er det helseforetaket som må finansiere behandlingen. Se Utprøvende behandling utenfor kliniske studier - Helsedirektoratet. Her finnes det mindre klare regler for fremgangsmåte, men i praksis kan legemiddelet rekvireres på hvit resept og merkes med "HF-finansiering". Apoteket utleverer da legemiddelet til pasienten og fakturerer deretter helseforetaket. Her kreves det at det innarbeidede rutiner i helseforetakene, og det må inngås avtale med apoteket. I praksis kan ev. avdelingen vurdere å varsle sykehusapoteket om en slik resept siden dette uansett ofte ikke er standard lagervare. Da kan man samtidig gjøre oppmerksom på oppgjørsformen, og i tillegg kan ev. helsepersonell bistå med fysisk å hente ut medisinene. For at sykehusene skal kunne holde kontroll på utgiftene til medevac pasientene (siden de er særskilt finansiert) bør man også avtale en ordning med apoteket som gjør at dette kan ivaretas; f.eks ved at resepten i tillegg til "HF-finansiering" også merkes med relevant prosjekt kode.
Tilbakevending og økonomisk støtte
Når pasienter/pårørende ønsker å reise hjem frivillig brukes begrepet “tilbakevending”. Alle står fritt til å reise når og hvor man vil, men dersom man ønsker økonomisk støtte eller hjelp til dette må man søke UDI. Det er ansatte på asylmottaket som oftest hjelper til med dette. Alternativt er det fint om sosionomer kan bistå inneliggende pasienter. Normalt sett vil man kun få økonomisk støtte til billigste kommersielle reise samt et støttebeløp for å kunne reetablere seg i hjemlandet. Søknad for støtte til tilbakevending må dessverre pt. Gjøres på papir, men skjemaet finnes her: Retur: Søk om tilbakevending - UDI.
Intensjonen med medevac ordningen er at pasientene skal bli så lenge i Norge som det er nødvendig for at de skal bli så friske som mulig. Håpet er derfor at flest mulig kan vende tilbake på vanlig måte. Dersom pasienter og pårørende ønsker å forbli i Norge etter at behandling er ferdig er dette fortsatt mulig innenfor rammene av midlertidig kollektiv beskyttelse.
Dersom pasienten ønsker å returnere tilbake til Ukraina, men trenger assistanse for å kunne gjennomføre dette, finnes det i praksis 2 ulike løsninger for dette, se under. Uavhengig av hvorvidt pasienter og pårørende trenger assistanse bør de oppfordres til å søke om tilbakevendingsstøtte. Dersom de får utbetalt støtte gjelder det regler for tilbakebetaling dersom de returnerer til Norge innen en viss tid. Det er også sterkt ønskelig at sykehusene varsler NKS dersom pasienter kjenner til reiser hjem. For ev. hjemtransport av avdøde medevac pasienter, se dødsfall.
Regjeringen har vedtatt et unntak for pasienter som er transportert til Norge gjennom medevacordningen. Disse kan vurderes for å få assistanse underveis ved tilbakevending, ev. også medisinsk assistanse eller ambulansefly dersom nødvendig. Søknad må fortsatt sendes UDI. UDI vil be NKS innhente helseopplysninger, og vurdere hvilken transportform som bør benyttes. En forutsetning er at pasienten samtykker til at nødvendige helseopplysninger deles med de involverte aktørene; inkl. ukrainske helsemyndigheter.
For å få til en vellykket tilbakeføring må sykehuset lage en epikrise på engelsk som sendes NKS, slik at nødvendig info kan deles med bla Ukraina. I praksis organiserer Norge reise til en medisinsk «mellomstasjon» (Medisinsk Hub) i Polen; Deretter vil Ukraina selv stå for transporten inn i Ukraina.
NB! Dersom pasienter får assistert tilbakevending direkte fra sykehus i Norge, til Ukraina, bør man sende med faste medisiner for 5 dager.
Regjeringens forskrift som beskriver mulighet for en slik assistert tilbakevending, finnes her: GI-13/2023 - Tilpasninger av ordningen for frivillig tilbakevending for medisinsk evakuerte ukrainere (medevac-pasienter) (regjeringen.no).
Pasient eller pårørende kan på eget initiativ kontakte den nasjonale medevac-koordineringen i Ukraina for å be om hjelp til å vende hjem. Ukraina vil da melde dette til Tysk luftambulanse som kan gjennomføre oppdraget som finansieres av EU og WHO. Helsepersonell fra den Tyske luftambulansen vil kontakte norsk helsepersonell for å få nødvendig helseinformasjon for å planlegge transporten. NKS har en begrenset rolle i denne løsningen, og det begrenser seg oftest til å formidle kontakt mellom tysk luftambulanse og det norske sykehuset, samt oversendelse av engelsk epikrise til Ukraina. Siden Norge har en egen ordning er det primært den norske ordningen som skal brukes. Dersom tilbakevending initieres av pasienten selv via Ukrainske myndigheter vil det derimot kunne være aktuelt at EU ordningen aktiveres.
Intensjonen med medevacordningen er å evakuere pasienter med kurative siktemål. Palliative pasienter er som hovedregel ikke kandidater for medisinsk evakuering via UCPM-mekanismen. Det kan derimot selvsagt dessverre skje at sykehusene opplever at medevacpasienter dør i sykehuset. Slike hendelser bør håndteres mest mulig likt hvordan man håndterer dødsfall hos utenlandske pasienter generelt.
Pårørende bør varsles og tas hånd om som vanlig og i henhold til sykehusets egne rutiner. Dersom det ikke finnes pårørende i Norge, må man søke å opprette kontakt med pårørende i utlandet. I de fleste tilfeller er pasientens pårørende registrert, og sykehuset bør da vurdere å ta direkte kontakt med disse via tolk for å formidle dødsfallet. Dersom pårørende ikke er kjent er det normalt sett lokalt politi (i Norge) som bistår med å identifisere og komme i kontakt med disse. NKS kan her ev. også bistå med å forsøke å etablere kontakt med pårørende. Organisert transport av avdødes pårørende til Norge er normalt sett ikke innenfor medevacprogrammets rammer, men i helt spesielle tilfeller kan dette vurderes. En av utfordringene er bla. at det kan være komplisert å få organisert transport av pårørende ut av Ukraina. Uavhengig av organisering og finansiering vil alle Ukrainske statsborgere som ønsker å komme til Norge være velkomne, og de vil kunne søke om midlertidig kollektivt opphold ved ankomst.
De fleste sykehus har rutiner for håndtering av dødsfall hos utenlandske statsborger, men dersom dette ikke finnes kan følgende være veiledende mtp. dokumenter:
- Elektronisk legeerklæring om dødsfall/melding om unaturlig dødsfall (dødsattest) fylles ut på vanlig måte (norsk / engelsk)
- En egen kombinert dødserklæring og infeksjonsattest på engelsk (ikke noen nasjonal standard) er nyttig dersom liket skal føres ut av landet, og denne bør inneholde:
- Bekreftelse på hvem som er død, statsborgerskap, fødselsdato og dødsdag
- Bekreftelse på at vedkommende ikke hadde noen smittsomme sykdommer
- Behandlende institusjon lege, signatur og stempel
- Epikrise er sjelden nødvendig
Alle medevacpasienter i norske sykehus er i den første tiden formelt registrert som beboer i et asylmottak. Dette betyr at UDI sine rutiner for dødsfall gjelder: UDI 2008-054V1 (udiregelverk.no). Her beskrives også varsling av pårørende, hvem som kan forestår gravlegging / kremering og forhold rundt økonomisk støtte. For økonomisk støtte er hovedregel at NAV sine ytelser legges til grunn, og at ev. ytelser iht UDI sitt pengereglement kommer «på toppen». Dette innebærer at det normalt sett ikke er mulig å søke om støtte til kistetransport utenfor Norge, se ev under. Det er asylmottaket som må bistå i å søke om støtte fra NAV og UDI.
Dersom pasienten er blitt permanent bosatt i en kommune, gjelder ikke UDI sine rutiner for dødsfall.
I tillegg til pårørende bør UDI / asylmottak, eventuelt flyktningkoordinator i aktuelle kommune (om pasienten er blitt bosatt) og NKS varsles. Det er avdødes asylmottak/flyktningkoordinator som kan bistå i søknad om økonomisk støtte, og NKS besørger varsling til Ukrainske myndigheter.
Når det gjelder transport av avdøde eller urne ut av landet gjelder egne regler. De fleste sykehus har sannsynligvis rutiner for dette, og i stor grad vil begravelsesbyråene her bistå de pårørende med råd og praktiske gjøremål; eks ved å skaffe likpass (Laissez - passer for a corpse) fra lokalt politi, besørge forskriftsmessig utformet kiste, nødvendige attester, bekreftelse på kremasjon etc. Den avdødes ambassade i Norge er normalt sett involvert i denne prosessen og bør varsles.
Justisdepartementet har 7. juli 2023 sendt et brev til UDI om kistetransport ut av landet («Vedrørende støtte til hjemsending av avdøde personer som omfattes av medevac-ordningen og som er registrert i asylmottak», referanse 22/1660 – MJR). Det presiseres her at det normalt sett ikke ytes støtte til kistetransport ut av landet, men at det i helt spesielle situasjoner og etter individuell vurdering unntaksvis kan vurderes å dekke slike utgifter.
Direkte henvendelser til norske sykehus fra pasienter og pårørende
Nasjonalt Koordineringssenter for medisinsk evakuering av ukrainske pasienter (NKS) arbeider i henhold til føringer fra de regionale helseforetakene og Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Dette tilsier at organisert bistand med evakuering og behandling av syke og skadede fra Ukraina ved norske sykehus, «medevac», skal skje via UCPM-ordningen i EU.
Dersom sykehusene blir kontaktet direkte fra pasienter og pårørende vil vi derfor alltid sterkt anbefale at alle slike henvendelser henvises til dette systemet. Fordelen med denne ordningen er avklarte forhold knyttet til immigrasjon, politi, kollektivt opphold, transport (finansiering og organisering), refusjon av utgifter for sykehusene, fritak for en del egenandeler, tilrettelagte asylmottak (iden grad det er nødvendig og tilgjengelig), og et strukturert opplegg for tilbakevending.
Det ukrainske helsedepartementet har en nettside hvor man kan melde seg.
Standard svar på engelsk som eventuelt kan brukes ved slike henvendelser:
Dear sir/madam. The European Union has established an arrangement where Ukrainian patients can be transported to European countries, to receive hospital treatment for their medical conditions. Medical evacuation via this system must be requested by Ukrainian authorities.
The advantage of this system in Norway is that matters relating to immigration, border control, police, collective accommodation, transport (financing and organization), reimbursement of expenses for the hospitals, exemption for some deductibles and arranged accommodations (to the extent necessary and available), are clarified here.
In order to get the best possible help, we therefore recommend you to contact Ukrainian health authorities and ask whether you can be evacuatied through this medevac system. Such a request can be made by your hospital or yourself via this webpage: https://moz.gov.ua/opituvannja