Oppstart 

Takke ja til bevilgningen
Vær oppmerksom på at noen finansieringskilder (blant andre Forskningsrådet, Helse Sør-Øst og Helsedirektoratet) krever at man takker ja til bevilgningen elektronisk eller per post.

Hvis det skal fylles ut bankontonummer i svarbrevet, så ta kontakt med Seksjon for forskningsadministrasjon. Det er prosjektleder/søkers ansvar å takke ja til bevilgning/sende svarbrev.

Opprettelse av prosjekt
Når prosjektlederen har mottatt et tildelingsbrev eller en kontrakt fra en ekstern tildeler (f. eks en pasientforening eller lignende), må man sende en søknad om ”Melding om nytt prosjekt” til Regnskapsavdelingen. Skjemaet som skal benyttes ligger på intranettet, under "Regnskap".

Alle felter i skjemaet må fylles ut, og kontrakten eller tildelingsbrevet fra den eksterne tildeleren må vedlegges (elektronisk) som dokumentasjon.

Skjemaet skal sendes per e-post til: OUSHFDLOUS_orgendringer@ous-hf.no

Intern melding om tildeling
Det er Seksjon for Forskningsadministrasjon som deretter sender ut en intern melding om tildeling av øremerkede midler hvor detaljer i forbindelse med prosjektadministrasjonen er spesifisert.  Meldingen vil sendes til Forskningsleder, økonomileder og HR-leder i klinikken, med kopi til prosjektlederen.

Når man har mottatt den interne tildelingsmeldingen kan man begynne å føre kostnader på et prosjekt.

Det er da spesielt viktig å merke seg: 

• Koststed – normalt det stedet prosjektmedarbeiderne er ansatt 
• Kilde – henviser til en bestemt finansieringskilde  
• Prosjekt – henviser til den aktuelle eksternebevilgningen

Dersom tildelingen er på mindre enn 50 000,- kroner, vil det ikke sendes ut en intern tildelingsmelding. Tildelingen vil likefult registreres i de administrative systemene.

Arkivering av prosjektinformasjon
All prosjektdokumentasjon (kontrakter, tildelingsbrev og lignende) lagres i det sentrale arkivsystemet til Oslo universitetssykehus: e-Phorte. 

I tildelingsmeldingen vil det være påført referansenummeret til prosjektet i e-Phorte, slik at det alltid vil være mulig å finne tilbake til denne dokumentasjonen. All ny dokumentasjon i forbindelse med prosjektet skal også lagres der.