Gjennomføring 

Regnskapsføring
Ved bruk av eksterne midler er det nødvendig å benytte ekstra koder (konteringsverdier) i økonomi- og personalsystemet for å få en riktig rapportering internt og eksternt.

Følgende sett med koder skal benyttes:

• Koststed – normalt det stedet prosjektmedarbeiderne er ansatt 
• Kilde – henviser til en bestemt finansieringskilde  
• Prosjekt – henviser til den aktuelle eksterne bevilgningen

 
Samlet kalles disse kodene for ”kontostreng”.

 

Økonomirapportering
Det er viktig at ansettelsesforhold/timelister, reiseregninger og fakturaer/bestillinger for øvrig er merket med alle de koder som er nevnt i oversikten ovenfor (kilde, prosjekt og koststed). Den delen av det tildelte bidraget som ikke er benyttet blir overført til neste regnskapsperiode.

I LIS-systemet (tilgjengelig via Virksomhetsportalen) finnes det prosjektrapporter for inneværende regnskapsår. Det er viktig at man eventuelt varsler økonomirådgiver dersom det åpenbart er manglende samsvar mellom det reelle forbruket og det som fremkommer i rapportene. Økonomirådgiverne har tilgang til rapporter som viser gjenværende midler på prosjektet.

Se her for en veiledning for hvordan man bruker LIS for å finne prosjektrapporter (lenke til pdf-fil). 



Interimrapporter til ekstern tildeler
De fleste eksterne bevilgere krever interim-rapporter, som regel årlige, for flerårige prosjekter.  Det er prosjektlederen som har ansvaret for slike rapporteringer. Det er viktig at prosjektlederen merker seg fristene og er nøye med for at de overholdes. Gjentatt overskridelse av rapporteringsfrister kan i verste fall medføre at midlene blir inndratt.



Dokumentasjon og revisjon
Enkelte bidragsytere stiller krav om spesiell dokumentasjon og/eller revisjon av prosjektregnskapene. Revisjon knyttet til årsrapport må avtales med foretaket eksternrevisor god tid i forveien.

Enkelte bidragsytere stiller krav om spesiell dokumentasjon og/eller revisjon av prosjektregnskapene. Revisjon knyttet til årsrapport må avtales med foretaket eksternrevisor god tid i forveien.

Deling av prosjektmidlene mellom involverte avdelinger
Samme prosjektnummer kan benyttes i flere enheter (koststeder). Dette er bedre enn å basere seg på internfakturering, som generelt ikke er tillatt. Det blir dessuten feil i rapporteringen av antall ansatte og forskningsårsverk hvis en avdeling ansetter en person uten kilde og prosjektkode. Melding om hvordan beløpet skal deles opp sendes til Seksjon for Forskningsadministrasjon.

Intern belastning for felleskostnader / Overheadsatser
For nye kontrakter fra visse bidragsytere vil det bli gjort et automatisk påslag på 8 % av lønnskostnadene til dekning av administrasjonskostnader sentralt, og 10 % til dekning av kostnader i klinikken. Se egen rutine i eHåndbok vedrørende gjennomføringen.

De nevnte satsene gjelder i hovedsak prosjekter som er finansiert av: 

• Helse Sør-Øst 
• Forskningsrådet
• EU

Når det gjelder forskningsprosjekter med tildelinger fra Helse og Rehabilitering/pasientforeninger er disse ikke inkludert i denne rutinen.

 

Ansettelser og avlønning
Ansettelser administreres på vanlig måte gjennom avdelingen/personalkonsulenten. Det er viktig å benytte alle aktuelle konteringsverdier (koststed, kilde og prosjekt).  Alle spørsmål vedrørende personalspørsmål og ansettelser skal rettes til lokal HR.

De som ansetter (klinikkleder, eventuelt delegert til avdelingsleder osv.) har fullmakt til å bestemme lønn, men må forholde seg til følgende:

• Overenskomsten for vedkommende gruppe 
• Hva det er rom for innenfor prosjektets budsjett 
• Hensynet til andre i avdelingen, dvs. man kan ikke lønne prosjektmedarbeidere helt annerledes

 

Innkjøp generelt
En tildeling innebærer ingen spesielle bestillingsfullmakter. Bestillinger må skje på ordinær måte, innenfor de fullmakter som er gitt i klinikken/avdelingen.

Hvis det i helseforetaket skal kjøpes for 100.000 kroner eller mer av et produkt eller en tjeneste, og det ikke allerede er inngått rammeavtale for produktet/tjenesten, gjelder det fra 1. januar 2007 en rekke nye bestemmelser i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Overtredelse kan sanksjoneres med et straffegebyr på inntil 15 % av anskaffelsesverdien.

Ved kjøp over 500.000 kroner kreves som regel offentlig kunngjøring, som kan kreve ekstra tid og spesiell kompetanse. Innkjøpsavdelingen bør kontaktes for råd og veiledning i anskaffelsessaker.
 

Utstyrsanskaffelser spesielt
Dersom en enkelt utstyrsenhet koster mer enn 100.000 kroner, vil dette måtte klassifiseres som en investering i regnskapet, som igjen forutsetter en egen godkjenning. Søknad må sendes gjennom klinikkleder til den aktuelle fagavdelingen i Oslo Sykehus Service (Medisinsk teknikk, IT, Eiendom). Unntak er gjort for utstyr som anskaffes i tilknytning til ett bestemt prosjekt. Da kan det likevel kostnadsføres som drift.

Ved anskaffelser av medisinsk teknisk utstyr skal Medisinsk teknisk avdeling kontaktes også for utstyr som koster mindre enn 100.000 kroner på grunn av kravene til registrering, vedlikehold med mer.