Avslutning 

Foreta nødvendige justeringer
Prosjektlederen skal påse at det er ryddighet i prosjektregnskapet. I LIS-systemet (som er tilgjengelig via denne lenken eller Virksomhetsportalen) finnes det prosjektrapporter for inneværende regnskapsår. Prosjektleder må varsle økonomirådgiver dersom det er åpenbare manglende samsvar mellom det reelle forbruket og det som fremkommer i rapportene.

Økonomirådgiverne i klinikken har tilgang til rapporter som viser gjenværende midler på prosjektet. Økonomirådgiverne har også mulighet til å foreta eventuelle omposteringer dersom kostnader har blitt ført feil.  Seksjon for Forskningsadministrasjon har ikke tilgang til dette.

Tilknytningen til prosjektet må avsluttes i tide i Personalportalen. Eventuelle omposteringer skal også skje i Personalportalen, med mindre perioden allerede er stengt for dette.

Når man er sikker på at alle kostnader er ført korrekt, kan man ta ut sluttrapporter for eksterne rapporteringer (dersom det er aktuelt), eller man kan avslutte prosjektet.

Sluttrapporteringer til ekstern kilde
I de fleste tilfeller vil tildeleren av midlene kreve en sluttrapport for prosjekter.  Der skal som oftest bruken av midlene spesifiseres. I kontrakten man har inngått med den tildeleren, vil det fremgå hvilke rapporter de krever og i hvilken form de skal foreligge.

Slike kontrakter vil lagres i det sentrale arkivsystemet til Oslo universitetssykehus: e-Phorte. Referansenummeret på det enkelte prosjekt vil være spesifisert i den interne tildelingsmeldingen som prosjektleder fikk en kopi av da prosjektet ble opprettet.

Det er prosjektlederen som er ansvarlig for alle sluttrapporteringer.

For EU-prosjekter vil prosjektlederen få bistand til rapportering av Seksjon for Forskningsadministrasjon. 
Les mer om rapportering i EU-prosjekter her.  

Avslutning av prosjektet i regnskapssystemer
For å avslutte /stenge prosjekter i regnskapssystemene må følgene gjøres:

1. Prosjektleder, i samråd med økonomirådgiver og leder, må få en godkjennelse om å stenge prosjektet. Denne må fås av økonomileder i klinikken.
2. Deretter må de sende en anmodning om å stenge prosjektet. Denne skal sendes til Regnskapsavdelingen med e-post adresse: OUSHFDLOUS_orgendringer@ous-hf.no
3. Dersom det er ubrukte midler på prosjekter som skal overføres tilbake til tildeler, er det viktig at Regnskap også får oversendt bankkontonummer og adresse for dette.

Revisjon av prosjektregnskaper
Enkelte bidragsytere stiller krav om spesiell dokumentasjon og/eller revisjon av prosjektregnskapene. Revisjon knyttet til årsrapport må avtales med foretaket eksternrevisor god tid i forveien.  EU kan iverksette egen revisjon opptil 5 år etter endt prosjektperiode; nødvendig dokumentasjon må oppbevares.

Det er Price Waterhouse Coopers som fører revisjon av prosjektregnskaper for Oslo universitetssykehus HF.



Slik bestiller du revisjon:

Dersom en ekstern tildeler ber om revisjon av et forskningsprosjekt, ta kontakt med økonomirådgiver i din klinikk. Det er viktig å huske på at en revisjoner tar tid, og forespørsel samt all dokumentasjon må sendes i god tid før fristen (minst to uker).

Send en e-post til din økonomirådgiver:

• Prosjektnavn og prosjektnummer skrives inn i tittel/memofeltet på e-posten
• Informasjon om kostnadssted som skal belastes og tidsfrist legges inn i e-posten

Følgende skal legges ved når forespørsel om revisjon sendes:

• Eksternt tildelingsbrev fra tildeler av midlene, som spesifiserer hvordan midlene skal benyttes, og perioden de er gitt for (eventuelt opprinnelig søknad med budsjett dersom bevilgning henviser til denne)
• Prosjektregnskap – Signert av Økonomileder i klinikk
• Spesifisert utskrift fra regnskap som viser alle transaksjoner ført på prosjektet for perioden som skal revideres (gjerne i Excel format)
• Konteringsrapporter fra Sykehusportalen, supplert med LTO/lønnsslipper som dokumentasjon på lønnskostnader
• Det er også en fordel å vedlegge de største fakturaene ettersom disse vanligvis blir etterspurt.

Økonomirådgiver

• Alle prosjektregnskaper som skal revideres videresendes til spesifisert adresse hos PWC (oppgitt i egen e-post fra Regnskap/PWC).